Contractmanagement

Regelmatig wordt er geen of te weinig actieve aandacht geschonken aan een contract als de handtekening gezet is. Alleen het afsluiten van het contract na een succesvolle aanbesteding biedt echter geen garantie dat het beoogde aanbestedingsresultaat daadwerkelijk wordt behaald. Effectief contractmanagement borgt en bewaakt de beoogde resultaten. Juist de fase na het plaatsen van de handtekening vormt het moment om de vruchten van een goede aanbesteding te plukken, zowel kwalitatief als financieel.

Inkoop en contractmanagement zouden dan ook niet van elkaar gescheiden mogen zijn. Tijdens de uitvoeringsfase van het contract leert de ervaring dat tijdens de aanbesteding gestelde eisen niet of niet juist uitgevoerd worden. Er wordt zowel op financieel als op inhoudelijk vlak minder streng met de eisen omgegaan of de eisen worden nauwelijks geraadpleegd. Om het beoogde besparingspotentieel ook daadwerkelijk te realiseren en om daadwerkelijk te krijgen wat u beoogde in te kopen, is een goede monitoring en implementatie van het contract cruciaal.

Contractmanagement is een instrument dat het proces van monitoring optimaal kan doen slagen. Ondanks dit feit hebben veel organisaties op het gebied van professioneel contractmanagement nog stappen te zetten. Contractmanagement heeft als doelstelling te borgen dat optimaal rendement wordt verkregen uit de afgesloten contracten.

Er gaat een aantal activiteiten aan vooraf om dat resultaat te bewerkstelligen, te weten:

• Opstellen van het contract; verificatie en nadere (werk)afspraken;
• Implementeren van het contract; communicatie en draagvlak;
• Managen van het contract: borging, bewaking, beheer én monitoring.

Na gunning van de opdracht is het van belang dat afspraken duidelijk worden opgenomen in het contract en dat werkafspraken concreet worden vastgelegd.

Implementatie                                                                                                                                                                                                                                            
Het contract dat is afgesloten moet binnen de organisatie worden geïmplementeerd. Dat houdt onder andere in het contract beschikbaar stellen, het creëren van draagvlak, de contractafspraken communiceren en het ondersteunen bij de realisatie van besparingskansen. Na implementatie van het contract is het zorg dat de contractafspraken SMART en toegankelijk zijn vastgelegd, dat continu wordt gekeken naar verbetering en dat prestaties en afspraken worden bewaakt en indien nodig worden bijgestuurd.

Als ervaren en deskundig bureau kan CBP u begeleiden bij al deze processtappen van aanbesteding tot contractimplementatie en het beheer.